BiblioGuides: Zotero : gérer sa bibliographie et ses pdf: Gérer ses PDF et ses pièces jointes

Copier ou lier?

Le trombone (ou le clic-droit sur un document) permet d'associer un fichier à un document selon 2 méthodes :

Joindre un lien vers le fichier... on ajoute dans le document un lien vers le fichier stocké quelque part sur l'ordinateur,
Joindre une copie enregistrée du ficher... on copie le fichier sélectionné dans un sous-dossier du dossier zotero\storage : les fichiers sont copiés dans les dossiers système de Zotero.

La seconde option est préférable à la première pour plusieurs raisons.

Le fichier n'est certes pas accessible par l’explorateur Windows,
mais le lien entre le document et le fichier est plus pérenne,
le fichier est indexé par le moteur de recherche de Zotero,
et quelques autres aspects (principalement liés à la synchronisation).

Copier ou déplacer?

Au lieu d'utiliser le trombone (ou le clic-droit), vous pouvez associer un fichier à un document par glisser-déplacer du fichier dans votre bibliothèque Zotero :

pour copier le fichier : glisser-déplacer,
pour le déplacer : glisser-déplacer + Maj.

Si vous n'attachez pas le fichier à un document, Zotero ne pourra pas générer la citation correspondante (appel de citation, référence bibliographique dans une bibliographqiue) . Récupérer les métadonnées d'un PDF crée automatiquement un document Zotero à partir d'un fichier PDF.

Pourquoi utliser Zotfile?

Zotfile est un module complémentaire de Zotero développé par l'un de ses utilisateurs, Joscha. Il est compatible avec Zotero Standalone.

Voici ses principales caractéristiques :

Faciliter la gestion des fichiers joints : attachement du dernier fichier téléchargé, renommage automatique et intelligent des fichiers, enregistrement des fichiers dans un dossier déterminé (en dehors du dossier zotero\storage), etc.
Synchroniser les fichiers avec un IPad ou une tablette.
Extraire les annotations d’un fichier joint prises sur un IPad ou une tablette et les intégrer dans une note.

Site de ZotFile
ZotFile sur le forum Zotero
Fil de discussion “Zotfile: Zotero pluin to rename, move and attach PDFs” sur le forum Zotero

Paramétrer Zotfile

Pour exploiter ses PDF en dehors de Zotero, on peut paramétrer leur enregistrement automatique dans un dossier déterminé à l'emplacement de son choix : un lien vers le fichier est alors créé dans le document Zotero.

Pour déplacer des fichiers joints déjà enregistrés dans Zotero, il suffit de lancer le batch de renommage : sélectionner l'ensemble des documents de la bibliothèque, puis clic-droit > Gérer les pièces jointes > Renommer les pièces jointes. Cette commande renommera et/ou déplacera les fichiers.

Le vocabulaire applicable pour définir les sous-dossiers est le même que celui utilisé pour le renommage.

Ne pas déplacer ni renommer les dossiers, les sous-dossiers ni les fichiers, sinon les liens avec les documents dans Zotero seront rompus.

zotfile_parametres_generaux

Vocabulaire

%a noms des auteurs
%I initiales de l’auteur
%F nom de l’auteur et 1ère lettre de son prénom (i.e. EinsteinA)
%A - 1ère lettre de l’auteur
%y - année (extrait du champ date)
%t titre
%T type de document
%h titre abrégé
%j titre de la revue
%p nom de l’éditeur
%w titre de la revue ou nom de l’éditeur
%s titre de la revue abrégé
%v volume
%e numéro
%f pagination
%n numéro de brevet (que pour les brevets)
%i détenteurs (que pour les brevets)
%u date de publication (que pour les brevets)
%c collection (uniquement pour les sous-dossiers, non pour renommer les fichiers). Si un document est classé dans plusieurs collections, l’utilisateur choisira celle à utiliser pour le classement du fichier.

Syntaxe

{…} groupe optionnel
| joker exclusif

Exemple

{%a}{-%y}{-%j (%s)} = Abbott-1990-American Journal of Sociology (AJS)
si %j ou %s est vide = Abbott-1990

{%a-}{%y-}{%s|%j} = Abbott-1990-AJS
si %s est vide = Abbott-1990-American Journal of Sociology

zotfile_parametres_renommage

Paramètres des tablettes

Paramétrage de la synchronisation des fichiers joints et des annotations.

Paramètres avancés

Options des annotations
Options de renommage et de déplacement : types de pièce jointe à traiter (formats de fichier), traitement systématique ou affichage d'une demande de confirmation, suppression des caractères spéciaux dans les noms de fichier, etc.