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Zotero : bibliographie en ligne et bibliographie nomade: Synchroniser

Guide destiné en priorité aux utilisateurs réguliers de Zotero, pour exploiter au mieux les fonctionnalités offertes pour l'outil.

La question des PDF

Si la synchronisation des données bibliographiques est très facile à paramétrer, celle des PDF et fichiers joints peut se révéler plus problématique. L'espace de stockage sur le serveur Zotero associé à chaque compte est en effet limité à 300 Mo : si cette limite est rarement outrepassée avec les seules données bibliographiques, elle peut rapidement s'avérer insuffisante dès lors que l'on souhaite synchroniser l'intégralité de sa bibliothèque (y compris les fichiers joints). Plusieurs options se présentent, correspondant à différents modes et choix de fonctionnement.

  • Louer de l'espace de stockage sur le serveur Zotero : en contrepartie d'une participation financière, la synchronisation est simple à mettre en oeuvre et pérenne.
  • Utiliser un serveur tiers pour les fichiers joints : le coût financier peut être nul, mais l'organisation mise en place dépend alors des conditions d'utilisation du service choisi.
  • Ne pas synchroniser les fichiers joints, voire ne pas synchroniser la bibliothèque : différentes méthodes permettent de transporter tout ou partie de sa bibliothèque aisément, sans recourir à un serveur en ligne.

Auteur : Got Credit - CC-BY - Source Flickr

La gestion des fichiers joints, notamment l'utilisation de Zotfile pour les enregistrer dans un dossier distinct du dossier zotero, a un impact fort sur les options possibles pour la synchronisation des fichiers.

Paramétrer la synchronisation

zotero_pref_syncPour synchroniser vos données locales et celles du serveur, vous devez indiquer dans les Préférences les identifiants de votre compte Zotero. Il est recommandé de synchroniser automatiquement.

Par défaut, la synchronisation fusionne les données des bibliothèques synchronisées. La Réinitialisation permet de restaurer les données :

  • vers le serveur Zotero : efface les données du serveur et les écrase avec les données locales de Zotero,
  • à partir du serveur Zotero : efface les données locales et les restaure à partir du serveur de synchronisation.

Gestion des fichiers joints dans Zotero

dropbox_logoUne fausse bonne idée vous a peut-être traversé l'esprit : déplacer le dossier zotero en entier dans votre dossier Dropbox pour tout synchroniser (les données bibliographiques et les fichiers joints) en même temps. Vous risquez en effet d'endommager irrémédiablement votre base de données, comme cela est expliqué en détails dans le fil de discussion Using Dropbox and want to move Zotero Data to it du forum Zotero, et sur le site ZotPad.

Si vous souhaitez gérer vos PDF dans Zotero, privilégiez l'une des 3 options proposées dans la présente boîte. Si vous souhaitez utiliser Dropbox, il est préférable de gérer vos PDF avec Zotfile et suivre les indications de cette boîte.

pdf_zoteroGérer vos fichiers joints dans Zotero vous permet de les synchroniser en utilisant le serveur Zotero.

Zotero propose différentes offres pour étendre l'espace de stockage disponible, jusqu'à un espace illimité pour 120$ par an. Cette option présente plusieurs avantages :

  • paramétrage minimal,
  • pas de risque de rupture de lien entre le document Zotero et le fichier joint,
  • stabilité du service.

Vous pouvez paramétrer dans les Préférences le téléchargement systématique ou à la demande des fichiers joints : tous les fichiers joints sont bien transférés sur le serveur Zotero, mais ils ne sont téléchargés dans la bibliothèque locale que lorsqu'ils sont ouverts, i. e. "si nécessaire". Cela permet par exemple de réduire le temps de synchronisation d'une bibliothèque "secondaire" dans laquelle on ne recourt que ponctuellement aux PDF.

zotero_sync_fichiers_zotero

 

Les fichiers joints gérés dans Zotero peuvent également être sauvegardés sur un serveur tiers en utilisant le protocole WebDAV.

Cette option présente plusieurs avantages :

  • paramétrage réduit,
  • pas de risque de rupture de lien entre le document Zotero et le fichier,
  • pas de logiciel à installer.

Une page du site Zotero recense divers services de stockage en ligne et de synchronisation utilisant ce protocole et compatibles avec Zotero (4shared et Box par exemple). Cette page est mise à jour par les utilisateurs de Zotero, et Zotero ne peut s'engager sur aucun support à l'utilisation de ces services tiers.

Une fois paramétré le service que vous avez choisi, il suffit d'indiquer dans les Préférences l'URL du serveur et vos identifiants pour ce service.

pref_zotero_webdav

Une dernière option s'offre à vous : utiliser un serveur tiers n'utilisant pas le protocole WebDAV, à partir du moment où il vous permet de synchroniqer uniquement le dossier storage à l'intérieur du dossier zotero. Synchroniser l'ensemble du dossier zotero est en effet une très mauvaise idée, comme détaillé dans l'option 0.

spideroakDes services tels que SpiderOak vous permettent de sélectionner les dossiers à synchroniser à l'intérieur d'une arborescence. SpiderOak garantit en outre l'encryptage de vos données.

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Supprimer les fichiers joints de son espace de stockage en ligne

Vous avez synchronisé vos fichiers joints sur le serveur Zotero et souhaitez les supprimer car vous avez adopté une nouvelle solution pour synchroniser ces fichiers?

Il vous suffit de vous connecter à votre compte en ligne, puis de cliquer sur Settings > Storage > Purge storage. Cela supprimera les fichiers de votre espace en ligne, mais non bien sûr de votre (ou de vos) bibliothèque(s) locale(s).

purge_storage

Gestion des fichiers joints avec Zotfile

Gérer vos fichiers joints avec Zotfile vous permet de les enregistrer à l'emplacement de votre choix, dans des sous-dossiers signifiants (par année par exemple), et de les exploiter ainsi indépendamment de Zotero plus facilement.

Les données bibliographiques sont synchronisées par le serveur Zotero, mais il faut recourir à un serveur tiers pour les fichiers joints, Dropbox par exemple.

Cette option impose de veiller à assurer la validité des liens entre les documents Zotero et les fichiers joints sur tous les ordinateurs synchronisés. Pour ce faire, vous devez :

  • garder le même chemin sur tous les ordinateurs,
  • ou utiliser des chemins relatifs gérés par Zotero.

Les chemins relatifs sont paramétrables dans les Préférences de Zotero, en définissant un répertoire de base pour les fichiers joints.

Le répertoire de base doit être le même que celui défini dans Zotfile.

Si votre configuration de Zotfile implique la création de sous-dossiers, veillez à utiliser la même arborescence sur tous les ordinateurs que vous souhaitez synchroniser : la structure des dossiers à l'intérieur du répertoire de base doit être la même sur tous les ordinateurs.

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