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Zotero : gérer sa bibliographie et ses pdf: Gérer ses documents

Guide destiné en priorité aux débutants, pour apprendre à maîtriser les fonctionnalités de bases de l'outil de gestion bibliographique Zotero.

Affichage et tri

Les champs affichés sont paramétrables et sont autant de critères de tri (ascendant ou descendant) de votre bibliothèque. Un critère de tri secondaire peut êre défini en plus du critère principal.

tri_bib

Les marqueurs

Les marqueurs (tags) sont des mots-clé que vous pouvez récupérer en même temps que les documents (author keywords par exmeple) et/ou ajouter vous-même à un document. Un marqueur n'existe pas indépendamment d'un document :

  • pour créer un marqueur vous devez l'ajouter à l'un des documents auquel il s'applique,
  • lorsque le dernier document comportant un marqueur est supprimé, ce marqueur l'est également (sauf s'il est coloré, cf. infra.)

Vous pouvez distinguer les marqueurs que vous utilisez le plus en leur attribuant une couleur et un raccourci clavier (clic-droit sur le marqueur) :

  • le marqueur auquel le raccourci 1 est associé apparaîtra toujours en 1er dans la fenêtre des marqueurs,
  • une pastille de couleur identifiera les documents correspondants,
  • il vous suffira d'appuyer sur 1 pour assigner/retirer le marqueur à un ou des documents.

Le clic-droit sur un marqueur vous permet aussi de le supprimer ou de le renommer ; la mise à jour est automatique dans tous les documents auquel le marqueur est aossicé.

marqueurs

 

Récupérer automatiquement les marqueurs est une source de bruit et d'ambiguïté importante : un même concept pourra être exprimé par plusieurs marqueurs, correspondant à des chaînes de caractères différentes (mot au pluriel et au singulier, autres formes flexionnées, synonymes, etc.). L'ajout automatique des marqueurs peut être désactivé dans les Préférences > Générales.

Comment créer plusieurs millustration_marqueursarqueurs? Et attribuer un marqueur à plusieurs documents? Et plusieurs marqueurs à plusieurs documents?

  • Dans l'onglet marqueur d'un document, on crée plusieurs marqueurs simultanément en les séparant par Maj.+Entrée ou par copie d’un fichier multi-ligne.
  • Pour appliquer un marqueur à un ensemble de documents, on glisse les documents sur le marqueur.

Auteur : Krissy Venosdale - CC-BY-NC-ND - Source : Flickr

Les + des marqueurs

  • On peut créer de très nombreux marqueurs sans risque de redondance : l'auto-complétion à l'ajout d'un marqueur évite de créer des entrées concurrentes, et filtrer la liste des marqueurs permet de se repérer rapidement.
  • L'onglet "Marqueurs" d'un document permet de visualiser et modifier immédiatement et très rapidement les marqueurs qui lui sont associés.
  • Les marqueurs facilitent la recherche dans la bibliothèque : sélectionner un ou plusieurs marqueurs filtre la liste des documents pour n'afficher que ceux auxquels ce ou ces marqueurs sont associés.
  • Les marqueurs colorés permettent d'utiliser encore plus facilement 6 mots-clé.

Les - des marqueurs

  • Les marqueurs n'apparaissent dans la fenêtre classique d'ajout de citation du plug-in de traitement de texte...
  • ... mais il sont indexés et peuvent être cherchés grâce au moteur de recherche de Zotero.
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Les collections

L'icône associée à la collection est le dossier, mais une collection de Zotero s'apparente davantage à une liste de lecture iTunes qu'à un dossier Windows.

zotero_collection

  • Un document peut apparaître dans plusieurs collections, mais il existe en un seul exemplaire dans la bibliothèque.
  • Supprimer une collection ne supprime pas forcément les documents de la collection.
  • Retirer un document d'une collection diffère de le supprimer de la bibliothèque.

Par défaut, les collections de Zotero ne sont pas récursives, i. e. les documents d'une sous-collection n'apparaissent pas dans la collection supérieure. Ce paramètre peut être modifié comme suit :

  • saisir about:config  dans la barre d'adresse de Firefox,
  • chercher extensions.zotero.recursiveCollections,
  • indiquer la valeur true.

On dispose de  plusieurs possibilités pour assigner une collection à un document :

  • sélectionner la collection lorsque vous enregistrez le document,
  • glisser le document dans la collection,
  • glisser + Maj le document dans la collection : retirer le document d'une collection pour lui en assigner une autre.

Les + des collections

  • On peut créer des collections temporaires (pour des projets par exemple), leur suppression n'entraînera pas la suppression des documents ni ne modifiera leur classement.
  • En un clic-droit, on exporte la collection (au format RIS, CSV, etc.) et on génère une bibliographie à partir de la collection.
  • Les collections apparaissent dans la fenêtre classique d'ajout de citation du plug-in de traitement de texte et peuvent faciliter dans ce contexte la navigation dans la bibliothèque.

Les moins des collections

  • La fenêtre dans laquelle elles apparaissent est très petite : allez-vous vous repérer si vous créez plus de 3 ou 4 collections, avec chacune des sous-collections?
  • Visualiser les collections d'un document immédiatement et rapidement n'est pas possible : il faut sélectionner le document et appuyer sur Ctrl pour afficher en surbrillance les collections qui lui ont été assignées.

colelction_doc

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Les recherches sauvegardées

illustration_tempsQue vous préfériez les collections ou les marqueurs ou que vous utilisiez les deux, les assigner prend du temps. Il faut donc réserver les marqueurs et les collections à un ajout d'information : les documents de votre bibliothèque sont très riches et contiennent beaucoup d'informations (date, auteur, revue, etc.). Pourquoi créer une collection par année, alors qu'il suffit de retrouver l'information dans les documents?

Auteur : Steve Grosbois - CC-BY-NC-SA - Source : Flickr

Les recherches enregistrées équivalent à des entrées de classement qui se mettent à jour automatiquement. Le formulaire de recherche avancée vous permet de créer des requêtes complexes grâce à :

  • la syntaxe de recherche,
  • la possibilité de combiner tous les champs, y compris les champs "Marqueur" et "Collection (de Zotero)".
Cette dernière possiblité représente une potentielle source d'économie de marqueurs et de collections (et donc de temps ) : avant de créer une collection ou un marqueur, assurez-vous que vous ne pouvez pas parvenir au même résultat grâce à une recherche enregistrée.

recherche_enregistree

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Gérer les doublons

Si Zotero ne gère pas les doublons a priori et vous laissera enregistrer 50 fois la même référence, il dispose d'un outil de dédoublonnage qu'il est conseillé d'utiliser régulièrement.

La recherche de doublons s'effectue sur les champs titre, DOI et ISBN.

Des documents portant le même titre mais n'étant pas du même type (un livre et une thèse par exemple) seront affichés dans la liste des doublons mais ne pourront pas être fusionnés.

Si les documents à fusionner diffèrent l'un de l'autre, Zotero vous demandera de choisir la version à conserver et vous pourrez reporter sur cette version des informations présentes dans la (ou les ) autre(s) version(s).

Les pièces jointes ne sont pas supprimées lors de la fusion, elles sont toutes reportées sur la version du document conservée.

zotero_dedoublonnage

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