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Faire sa thèse en lettres à Sorbonne Université: Dépôt électronique

Tout savoir sur les thèses à la Faculté des lettresSorbonne Université : dépôt, signalement et diffusion.

Dépôt électronique des thèses

À la Faculté des Lettres de Sorbonne Université le dépôt électronique des thèses se fait au service des études doctorales, conformement à l’arrêté du 25 mai 2016 régissant la formation doctorale article 24 Dépôt, Signalement, Diffusion et Conservation des thèses ou des travaux présentés.

Les thèses sont diffusées sur l’Intranet de l’Université. Le dépôt électronique permet en outre un archivage pérenne par le Centre informatique national de l’enseignement supérieur (CINES), dans le cadre de sa mission de conservation à long terme du patrimoine numérique national.

Avant la soutenance

Le doctorant doit prendre un rendez-vous avec le gestionnaire en charge du dépôt électronique des thèses (Mail : e-these@listes.paris-sorbonne.fr) 8 semaines avant la date de soutenance.

Concernant l’application de l’arrêté du 25 mai 2016 :

  • L’université ne prendra en charge que l’impression des thèses pour les membres du jury qui en font la demande.
  • L’établissement ne prendra pas en charge l’envoi des manuscrits et il ne sera procédé à aucun remboursement.

Attention : La prise en charge de l’impression des thèses ne sera effective que si le dépôt électronique et l’autorisation de soutenance sont faits simultanément soit 8 semaines avant la date de soutenance.

 

Pour les personnes résidant à l’étranger ou se trouvant dans l’impossibilité de se déplacer, le dépôt des fichiers peut s’effectuer par correspondance.

Toutefois, il est impératif dans ce cas :

  • de contacter préalablement le gestionnaire en charge du dépôt électronique des thèses,
  • de vérifier vous-même la conformité du dossier, avant votre envoi, à l’aide de la liste de contrôle


• La charte de dépôt électronique des thèse

imprimée et signée

• Le formulaire d’enregistrement de la thèse ABES

complété et imprimé


• Fichiers électroniques :

  • le formulaire d’enregistrement de la thèse (ABES) au format Word, que vous aurez également imprimé (voir ci-dessus). [Pour taper votre texte, cliquez une fois sur les champs gris ; pour cocher les cases, double-cliquez et sélectionnez "case activée".]

  • Un fichier contenant les résumés anglais et français de la thèse (1700 caractères maximum, environ, 10 lignes avec une police de 10).

Il faut utiliser le modèle de quatrième de couverture proposé par l’Université.

  • 1 fichier contenant la position de thèse : argumentaire de 4 à 8 pages destiné aux professeurs et maîtres de conférences, docteurs d’état ou habilités de l’Université.

Il faut utiliser le modèle de première de couverture proposé par l’Université.

  • 1 fichier du texte intégral de la thèse, y compris les annexes, au format source : Microsoft Word (.doc, .docx, .rtf), OpenDocument (.odt), InDesign (.indd).
  • 1 fichier du texte intégral de la thèse, y compris les annexes, au format PDF/A (voir les conseils techniques).
  • Notez bien qu’il est obligatoire d’insérer dans votre fichier de thèse la première de couverture (en première page) et la quatrième de couverture (en dernière page) fournies par l’Université.
  • Notez également que vous devez fournir la version complète et exhaustive de votre thèse dans un seul fichier PDF.
  • Dans le cas d’une cotutelle de thèse, lorsque la thèse est rédigée en langue étrangère le résumé substantiel en français comprenant minimum 20 pages et maximum 40 pages doit être intégré dans le fichier intégral.

  • 1 dossier séparé comportant toutes les illustrations présentes dans la thèse. Les formats acceptés sont : JPEG, PNG, GIF, TIFF.
  • 1 dossier séparé comportant tous les fichiers audio et vidéo ( liste des formats de fichiers acceptés)

  • 1 dossier séparé comportant les fichiers de polices de caractères en cas d’utilisation de caractères spéciaux (alphabets non latins, symboles phonétiques, musicaux, mathématiques, etc.).

N’utilisez pas de caractères accentués ou spéciaux ni d’espaces et nommez vos fichiers avec les informations suivantes : nom (de naissance et d’usage), prénom, année de soutenance, nature du fichier.

Exemple : 

  • NOM_Prenom_Annee_these.pdf
  • NOM_Prenom_Annee_resumes.doc
  • NOM_Prenom_Annee_position_de_these.doc.
  • NOM_Prenom_Annee_formulaire_ABES.doc

Les fichiers dans les autres formats (audio et vidéo) sont automatiquement considérés comme des annexes.

  • S’il y a plusieurs fichiers annexes, on les numérotera ainsi : 

 nom_du_fichier_1_annexes.ogg

 nom_du_fichier_2_annexes.ogg

 nom_du_fichier_3_annexes.ogg, etc…

Remarque : il ne sert à rien d’ajouter manuellement les extensions de fichiers (*.doc, *.pdf, etc.) à vos documents. Si l’extension de vos fichiers n’est pas affichée sur votre système, consultez cette page (pour Windows) ou celle-ci (pour Mac).

IMPORTANT

Pour l’export au format PDF/A et d’autres informations, consultez les conseils techniques.

Notez bien que la thèse doit être fournie dans un fichier PDF unique, même si elle comporte plusieurs volumes et/ou des annexes.

Ce PDF doit obligatoirement passer avec succès la validation FACILE (il doit être déclaré valide, bien formé et archivable dans le PAC).

Vous pouvez vérifier vous-même la conformité de l’ensemble de votre dossier à l’aide de cette liste de contrôle


Le service des études doctorales vérifie la conformité des fichiers fournis et remet au doctorant une attestation de dépôt électronique de thèse, obligatoire pour l’organisation de la soutenance de thèse.

NORMES DE STRUCTURATION ET DE MISE EN PAGE

Vos travaux de recherche remis sous forme de fichiers textes informatisés doivent impérativement se conformer aux normes ci-dessous.

Normes pour votre thèse au format natif (source)

(Fichiers au format Word, OpenOffice, InDesign, LaTeX)

Les exigences a minima sont :

  • utiliser des styles de paragraphe pour mettre en forme votre texte ;
  • pour les titres et les intertitres, utiliser des styles de paragraphe les identifiant comme titres et comportant une hiérarchie (titre de niveau 1, 2 , 3, etc.) ;
  • générer les tables de manière automatique : table des matières, des illustrations, des annexes, etc. ; les tables établies manuellement sont proscrites ;
  • numéroter les pages de votre document ;
  • utiliser comme première page la première de couverture fournie par l’Université ; vous n’êtes pas autorisé(e) à modifier ce modèle ; toutes les informations sont requises ; dans le cas d’une cotutelle, vous pouvez ajouter le logo de votre université (et vous devez ajouter son nom) ;
  • utiliser en dernière page la quatrième de couverture fournie par l’Université ; vous n’êtes pas autorisé(e) à modifier ce document ;
  • Si votre thèse comporte plusieurs volumes, placez la première de couverture au début de chacun d’eux et ajoutez le numéro (et le cas échéant le titre) du volume. La quatrième de couverture doit être placée à la toute dernière page de votre thèse ;

  • utiliser des polices avec empattement (serif) pour le corps de texte et les notes et justifier le texte. Police recommandée : Times New Roman.
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Après la soutenance

 

Le doctorant reçoit son diplôme et son rapport de soutenance dans un délai maximum de trois mois à compter de la date de soutenance.

 

Un document annexé au procès-verbal de soutenance permet au jury d’indiquer son avis sur la reproduction de la thèse. Si des corrections sont demandées, le gestionnaire en charge du dépôt électronique préviendra le candidat par courriel.

Le doctorant devra alors effectuer un second dépôt de thèse dans un délai de trois mois maximum. Il devra fournir ses nouveaux fichiers de thèse au format source et PDF et les fichiers afférents (illustrations, polices).

Une attestation de second dépôt lui sera alors délivrée et remise au Service des études doctorales.

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